Cotiza, cierra y arranca un proyecto en tu agencia chica

Para quién es

Para agencias creativas de una a diez personas y freelancers que ya tienen clientes, pero pierden tiempo o dinero entre el primer correo y el arranque: cotizaciones que no se cierran, propuestas que nadie lee y proyectos que empiezan sin accesos ni brief.

Qué vas a tener al final

• Una cotización en tres niveles con tabla comparativa, condiciones y el correo para mandarla.
• Una propuesta de una página, su correo de envío y las respuestas a tres preguntas que te van a hacer.
• El plan de las dos primeras semanas con el cliente: correo de bienvenida, cuestionario de 12 preguntas y agenda del kickoff.
• Un portal de cliente sencillo en la herramienta que ya usas.
• Respuestas listas para cambios fuera de alcance, una orden de cambio y una cláusula para tus contratos.

Paso a paso

1. Paso 1

   Ten a la mano tus números y el pedido del cliente

   Antes de abrir el primer prompt, junta tres cosas: el correo o mensaje con el que el cliente pidió el trabajo, tus horas estimadas y tu costo por hora. Sin esos números, cualquier cotización es una adivinanza.

   Tip: Si no sabes tu costo por hora, divide tus gastos del mes (incluido tu sueldo) entre las horas que de verdad facturas, no entre las que trabajas.

2. Paso 2

   Cotiza en tres niveles

   Un solo precio obliga al cliente a decir sí o no. Tres opciones lo ponen a elegir cuál, y la de en medio es la que quieres vender.

   CP-0251Cotización en tres niveles para un proyecto creativoProAbrir prompt →

   Qué datos poner

   • Cliente y qué pidió.
   • Lo que crees que de verdad necesita.
   • Tus horas estimadas y tu costo por hora.
   • Presupuesto que mencionó el cliente, si lo dijo.
   • Fecha en que lo necesita.

   Qué esperar

   Tres opciones con nombre propio, cada una con alcance, lo que no incluye, rondas de cambios, plazo, precio y la lógica de ese precio. Una tabla comparativa de una sola vista, condiciones (anticipo, forma de pago, cambios fuera de alcance y vigencia) y el correo para mandarla en menos de 150 palabras.

   Tip: Si el prompt te dice que tus números no dan, hazle caso: recorta alcance antes que precio.

3. Paso 3

   Convierte la opción recomendada en una propuesta de una página

   Las propuestas largas no se leen. Esta cabe en una página y pone al cliente a decidir con fecha.

   CW-0255Propuesta comercial de una página para un cliente nuevoProAbrir prompt →

   Qué datos poner

   • Cliente y su negocio.
   • Lo que te pidió, con sus palabras.
   • Lo que crees que de verdad necesita.
   • Lo que propones: usa el alcance, entregables y plazo de la opción de en medio del paso 2.
   • Inversión.

   Qué esperar

   La propuesta en seis bloques: lo que entendimos, lo que vamos a lograr, cómo lo hacemos en tres o cuatro etapas con fecha, lo que incluye y no incluye en dos columnas, inversión y forma de pago, y el siguiente paso con fecha límite. Después, el correo de envío en menos de 120 palabras y tres preguntas que probablemente hará el cliente, con su respuesta.

   Tip: Copia las palabras exactas del cliente en «lo que me pidió». El primer bloque funciona cuando el cliente se reconoce en él.

4. Paso 4

   Diseña las dos primeras semanas con el cliente

   Firmaron. Lo que pase en los primeros diez días hábiles define si el proyecto corre o se atora esperando accesos y respuestas.

   CP-0252Onboarding de un cliente nuevo en una agencia chica: primeras dos semanasProAbrir prompt →

   Qué datos poner

   • Tipo de proyectos que hacen: branding, redes, sitio web, campañas.
   • Herramientas que usan: Notion, Slack, WhatsApp, Drive, Figma.
   • Quién participa de tu lado.
   • Problemas que han tenido al arrancar: accesos tarde, brief incompleto, cliente que no responde.

   Qué esperar

   Un plan día por día de diez días hábiles con responsable y entregable, el correo de bienvenida, un cuestionario de 12 preguntas para antes del kickoff, la agenda de la junta de arranque de 60 minutos, la lista de accesos y materiales por tipo de proyecto y cómo cerrar la segunda semana con un resumen al cliente.

   Tip: Guárdalo como plantilla en Notion o Drive. Con el siguiente cliente solo cambias nombres y fechas.

5. Paso 5

   Arma un portal de cliente sin programar

   Si tus clientes te preguntan por correo en qué va el proyecto y dónde están los archivos, un portal sencillo te devuelve horas cada semana.

   UX-0255Portal de cliente sencillo para una agencia chica: pantallas y ordenProAbrir prompt →

   Qué datos poner

   • Tipo de proyectos: branding, web, contenido mensual.
   • Cuántos clientes activos tienes.
   • Herramientas que ya usas: Notion, Google Drive, Trello, ClickUp.
   • Lo que más te preguntan: estado, fechas, archivos, facturas, cambios.

   Qué esperar

   Máximo cinco pantallas y qué contesta cada una, lo que ve el cliente al entrar, cómo se pide un cambio o se aprueba una entrega paso a paso, la estructura exacta en tu herramienta (bases, vistas y permisos), el mensaje para presentarle el portal al cliente y lo que tienes que actualizar cada semana.

   Tip: Estrénalo con el cliente que más correos te manda. Si funciona con ese, funciona con todos.

6. Paso 6

   Cuando pidan algo fuera de alcance, responde sin perder al cliente

   Va a pasar. Tener la respuesta preparada evita que lo regales por pena o que lo cobres de mala manera.

   CP-0253Cómo responder a cambios fuera de alcance sin perder al clienteProAbrir prompt →

   Qué datos poner

   • Lo que se acordó: pega el alcance de la propuesta del paso 3.
   • Lo que te piden ahora.
   • Cómo lo pidieron y qué tan urgente lo ven.
   • Tu relación con el cliente: nuevo, recurrente, importante.
   • Cuánto trabajo extra implica.

   Qué esperar

   Un diagnóstico de si de verdad está fuera de alcance o es zona gris, tres formas de responder (cobrarlo, cambiarlo por algo del alcance o hacerlo como excepción) con correo y versión corta para WhatsApp, una plantilla de orden de cambio de una página y una cláusula de alcance para tus siguientes contratos.

   Tip: Pega esa cláusula en la próxima cotización del paso 2. Así el siguiente cambio ya viene previsto desde el principio.